Im Bereich Finanzbuchhaltung entfällt ein großer Teil der Arbeitszeit auf den Ausgleich der Offenen Posten bei Debitorenzahlungen und das Verbuchen von Lastschriften.

ABF hat ein Modul entwickelt, mit dem Sie bis zu 70 % der Bankbuchungen (Zahlungs-Eingänge (mit sofortigem OP-Ausgleich) - Sachkonten-Buchungen - Abbuchungen - Lastschriften) automatisch erledigen lassen können.

Voraussetzung hierfür ist der Übernahme der Kontoauszüge über ein separates Online-Banking-Programm.

Um die automatische Verbuchung durchzuführen, müssen in der FIBU die einzelnen Buchungsvorgänge typisiert werden.

Die nachfolgenden Beispiele erläutern einige Typisierungsmöglichkeiten:

1.) Überweisungsgutschrift

In der Übergabedatei der Bank steht beispielsweise
in einem Verwendungszweck-Feld Rg. 112005    438,70
und in einem anderen Verwendungszweck-Feld Rg. 112276    305,80
Wenn Sie in der Typisierungsdatei hinterlegt haben, dass Ihre Rechnungsnummern 6-stellig sind und zwischen 100000 und 299000 liegen, dann erkennt das Programm hier einen Zahlungseingang für die Rechnungen 112005 und 112276.

Aufgrund dieser Angaben versucht das Programm, die Zahlungen direkt den Offenen Posten zuzuordnen. Dabei wird sowohl ein erlaubter Skontoabzug als auch eine von Ihnen festgelegte generelle Überziehungsfrist berücksichtigt.

Kann ein Zahlungseingang einmal nicht zugeordnet werden, z. B. aufgrund eines zu hohen Skontoabzugs, wird die Buchung zur manuellen Nachbearbeitung bereitgestellt.

2.) Abbuchung

In der Übergabedatei der Bank steht beispielsweise
im Verwendungszweck-Feld 1 der Text Kfz-Leasing
und im Verwendungszweck-Feld 3 das Kfz-Kennzeichen OF-YA 409
Während der gesamten Leasing-Laufzeit wird dieser Posten automatisch verbucht.

3.) Eigene Ausgangszahlungen mit DTA (ABF-Modul 140)

In der Übergabedatei der Bank steht
in einem Verwendungszweck-Feld DTA-KUNDEN-REF.
Sie können die Buchung aufgrund dieser Angabe automatisch auf ein Geldverkehr-Zwischenkonto (z. B. Ausgehende Zahlungen) leiten.

Der Ausgleich der Posten hat bereits im Rahmen des Zahlungsverkehrs stattgefunden.

Zusammenfassung

Mit diesem Modul sind erhebliche Zeiteinsparungen möglich. Nachdem Rechnungen häufig aus den Warenwirtschaftssystemen in die Finanzbuchhaltung übernommen werden und der Zahlungsverkehr sowie der Bankeinzug automatisch erfolgen können, ist diese Art der Verbuchung von Kontoauszügen ein weiterer Rationalisierungsschritt im Rechnungswesen.